電子帳簿保存法の改正で何が変わる？フリーランスが知っておきたいポイントを解説！
フリーランスにも影響の大きい法律の改正に「電子帳簿保存法の改正」があります。2022年の1月より施行されていて、非常に注目を集めた法律の改正でもあります。
重要な変更が数多く含まれていますが、法律の話であり理解できないフリーランスは多いようです。これからはフリーランスも電子帳簿保存法の影響を受ける機会が多いため、どのような改正があったのか理解していきましょう。
電子帳簿保存法の改正とは
電子帳簿保存法は複数回の改正を経ているため、どのような改正が起こっているのか理解できていない人もいるはずです。まずは最新の改正で電子帳簿保存法はどのように変化したのかをご説明します。
2022年1月より改正法が施行
現在、施行されている電子帳簿保存法は2022年1月より有効になっているものです。元は1998年に施行された法律で繰り返し改正されているため、電子帳簿保存法の改正については最新の情報を収集しなければなりません。
電子帳簿保存法の詳細は改正されていますが、根本的な意図は「電子データで帳簿を保存できるようにする」「電子的にやり取りした取引情報を管理する」ことです。コンピューターの普及により取引データが電子化される機会が増えてきているため、電子帳簿保存法によってこれらのデータを適切に管理するように定められました。
なお、2022年1月の電子帳簿保存法の改正では「ペーパーレス化」と「導入ハードルの低下」が大きなポイントです。世の中的に進む電子化・ペーパーレス化に対応する形で法律が改正されています。また、改正内容を普及させるために、電子的な情報管理がしやすくなる制度作りにも取り組まれています。
フリーランスも対応
電子帳簿保存法はすべての事業者に影響する法律です。そのため、フリーランスも例外なく適用されることを認識しなければなりません。
会計関連の法律には法人にのみ適用されるものがあるため、「フリーランスには関係ない」との認識を持つ人がいます。確かにそのような法律もありますが、フリーランスに影響するものも数多く存在するのです。電子帳簿保存法の改正はまさにこれに該当し、フリーランスにも大きな影響を与えます。
さらに、改正内容は2024年1月1日より全面的に施行され、すべてのフリーランスが対応しなければなりません。「自分には関係ないだろう」などと考えていた人がいるならば、ぜひ認識を改めるようにしてください。
フリーランスが理解したい電子帳簿保存法の改正ポイント
続いては、改正された内容の中でもフリーランスが特に理解しておきたいポイントについてご説明します。
承認制度の廃止
電子帳簿保存法が改正されたことで、事前承認制度が廃止されました。今まで「電子帳簿等保存」や「スキャナ保存」をするためには、原則として3ヶ月前までに届出をして許可を得る必要がありました。
さらに、申告ではどのような種類の書類をどのような方法で保存するかを示す必要がありました。保存に利用する機器やシステムの概要や説明書などを添付する必要があり、フリーランスには非常に手間のかかる作業だったのです。
しかし、電子帳簿保存法が改正されたことで、このような申告が不要となりました。電子的な保存に切り替えたいと考えるならば、いつでも対応できるようになったのです。
過少申告加算税の見直し
国税庁が示した「優良な電子帳簿」の条件を満たしていると、万が一申告漏れが生じた場合に過少申告加算税が5%少なくなります。優良な電子帳簿の条件は複雑ではありますが、そのように複雑な条件が課されているからこそ、条件を満たしている場合に過少申告加算税が軽減されるのです。
過少申告加算税が軽減されるのはメリットではありますが、正しく確定申告できているフリーランスには影響がありません。確定申告に誤りがあり、内容を修正する際に発生する加算税が少なくなるだけです。誤りがないように確定申告するのが最も理想的であることは言うまでもありません。
なお、過少申告加算税は不注意などにより確定申告に誤りがある場合に適用されるものです。意図的に売上を隠したような場合には適用されません。「確定申告をごまかしても加算税が少なくなる」というわけではないため、必ず確定申告は正確にするようにしましょう。
保存要件の変化
電子帳簿の保存要件が変化し、最低限の要件だけで電子帳簿を導入できるようになりました。今までは複雑な要件が求められていたため、保存要件の緩和は電子帳簿保存法の改正で大きなポイントです。
最低限の要件は3つあり、以下を満たす必要があります。
- システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること
- 保存場所にプログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと
- 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと
複雑な要件が含まれているように見えるかもしれませんが、要するに、マニュアルなどを保管し、ただちに情報を表示できるようにしておくということです。専用のソフトやクラウドサービスを利用しているとマニュアルが公開されているため、マニュアルを保存しておいたり、いつでも確認できるようにリンクを保存したりしておきます。
また、記録している情報は画面や書面として印刷することを求められる場合があります。印刷に備えてプリンタを準備しておくのが理想的です。
なお、上記に挙げた要件以外にも6つの要件があり、それらの要件をすべて満たしていると「優良な電子帳簿」として扱われます。具体的な事項については割愛しますが、優良な電子帳簿を目指すならばさらに細かく要件を満たす必要があるのです。
検索可能項目の見直し
電子的に保存されている情報を速やかに見つけ出すために、情報が検索できることが求められています。この検索項目が複雑であったため、今回の改正で最低限の検索条件のみとなりました。改正前と改正後をまとめると以下のとおりです。
- 改正前：取引年月日、勘定科目、取引金額、その他帳票の種類に応じた主要な記録事項により検索できること
- 改正後：取引年月日、取引金額、取引先で検索できること
従来は多くの項目から検索できる必要がありましたが、現在は3つの項目から検索できれば差し支えありません。検索項目が多いと多くの情報を登録する必要があり、運用面での手間がかかってしまいますが、改正後は簡単な登録だけで保存できるようになっています。
適正事務処理要件の撤廃
電子帳簿を保存するにあたっての適正事務処理要件が撤廃され、簡単に電子帳簿を保存できるようになっています。特に、紙の帳簿を電子化する際の事務が簡略化されました。
例えば、改正前は紙の領収書をスキャンしたあと、その内容が正しいかどうか他人がチェックする必要がありました。チェックに手間がかかり、なおかつチェックするために紙も保管しておく必要があったのです。これは本末転倒なルールであり、フリーランスが電子帳簿に対応しにくい理由でもありました。
しかし、電子帳簿保存法の改正によって、これら事務手続きに関するルールのほとんどは廃止されています。一部、帳簿の保存に関して信憑性を保証するためのルールは存在していますが、事務的なルールはほぼありません。
フリーランスは改正にどう対応すれば良いのか
電子帳簿保存法が改正され、どのようなポイントを理解しておくべきかを説明しました。続いては改正された内容を踏まえ、フリーランスは何をするべきかについてもご説明します。
要件に対応したシステムを導入する
システムを導入せずPC一台で電子帳簿保存法対応を完結させることも可能ですが、自力の対応に不安が残る場合は、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するようにしておきましょう。近年は確定申告に会計ソフトやクラウドサービスを利用している人が多いと思われるため、それらの中でも対応しているものを選択することが重要です。
大手のソフトやクラウドサービスであれば対応していると思われがちですが、現時点で対応していないサービスも少なくありません。ほとんどのサービスでは2024年の必須化までに対応を予定していると発表されていますが、今すぐに利用を開始したいと考えているならば、現時点で対応しているサービスを選択しなければなりません。
また、電子帳簿に対応していても、優良帳簿には対応していないケースがあります。電子帳簿保存法は複数の要件から成り立っているため、どの要件に対応しているかの評価が重要です。
電子取引のデータを保存する
現時点で電子取引が増えているならば、そのデータを保存しておきましょう。電子帳簿保存法の改正では、最低限、電子取引の記録を保存しておくことが求められています。印刷ではなくデータで保存するようにしておきましょう。
例えば、近年は請求書や領収書を電子的に作成し、PDFファイルなどで送付するケースが増えています。もしこのような取引をしているならば、削除せずに特定のフォルダにまとめて保管しておくようにしましょう。また、専用のソフトやクラウドサービスに取り込んでおくことも可能です。
なお、基本的に電子データで送付されているものは、電子データで保管が必要です。紙を電子化した場合は、紙ではなく電子化したデータ側を保存しましょう。
ペーパーレス化を進める
電子帳簿保存法の改正に対応するため、可能な限りペーパーレス化を進めましょう。請求書や領収書は印刷物で提供するのではなく、上記でご説明したような電子データで提供するようにします。
もちろん、フリーランスはクライアントの要望に従わざるを得ない部分があります。そのため、完全に電子化することは難しいかもしれません。しかし、これからはクライアントも電子帳簿保存法に対応していく必要があるため、いずれは全体的に電子化されるはずです。
また、紙でのやり取りが続く部分についても、可能な限り電子化するようにしましょう。電子帳簿保存法では印刷物をスキャンして電子化することが認められています。紙でのやり取りが必要な部分についても、電子化を進めることで電子帳簿保存法に対応することが可能です。
2024年まで余裕を持って対応しても良い
電子帳簿保存法は改正されましたが、現時点では対応必須ではありません。2024年1月1日から電子的な保存をしなければならず、現時点では従来どおりの保存でも差し支えないのです。そのため、今すぐに対応しなくても差し支えないと考えておきましょう。
ただし、将来的には対応することが求められているため、計画的に対応することが重要です。繁忙期を避けてシステムや機器を導入するなどしていくようにしましょう。
皆さんの中には「フリーランスになって間もないため段取りが分からない」「特需があり今すぐには対応が難しい」という人もいるでしょう。そのような状況にあるならば、今すぐに対応せず、タイムラインを考えて無理のない対応を進めれば良いのです。
まとめ
フリーランスにも影響がある電子帳簿保存法の改正についてご説明しました。2024年1月1日までに対応する必要があり、未対応のフリーランスは計画的な準備が求められます。今すぐに急いで対応する必要はありませんが、いずれは必ず対応する必要があるため、手が空いている内に済ませてしまいましょう。
最低限の対応として、請求書や領収書などの電子データを保存することが求められます。理想的にはすべてのデータを電子的に保存することが望ましいため、スキャナをはじめとする機材を整えるようにしましょう。
また、帳簿も電子的に作成するようにすべきです。ExcelやWordによる発行で問題ありませんが、自力での対応に不安が残る場合にはソフトやクラウドサービスの導入を検討しましょう。
