【2023年版】ビジネスチャットツール4選！プライベート用との違いは？
ここ数年はリモートワークが加速したことにより、ビジネスチャットツールが利用される機会が増えてきました。ビジネスチャットツールとはチャットツールの中でもビジネス向けに機能が多く搭載されているものを指します。
また、チャットツールは個人で利用するプライベート用も多数提供されていて、これらも日常生活で対応されている状況です。今回はおすすめのビジネスチャットツールやこれらの選び方、プライベート用との違いについて解説します。
おすすめのビジネスチャットツール4選
世の中には多くのビジネスチャットツールが存在するため、それらの中でも特におすすめしたいものをピックアップして概要をご紹介します。
Chatwork（チャットワーク）
ChatWorkは、ビジネスチャットツールで、グループチャット、タスク管理、ファイル共有、ビデオチャットなどが可能です。チーム内のコミュニケーションや業務効率を向上させることにつながります。また、スマートフォンアプリが提供されていて、いつでもどこでも仕事を進めやすいことをアピールしている製品です。
主に日本で利用されているビジネスチャットツールで、国際電話やSMS送信機能もあります。チームメンバー同士のやりとりを一元化し、情報共有を促進することが可能です。セキュリティ面にも配慮しているツールで、メッセージの送受信やファイルの共有を安全に実現できます。
加えて、ビジネスシーンでの利用に特化した機能が多く、使い勝手が良いビジネスチャットツールとして人気です。例えば、タスク管理機能やファイル共有機能により、取り扱う情報が多いチームでも、効率的に情報共有ができます。他にも、ビデオチャット機能により、遠隔地にいるメンバーとの会議がスムーズになります。
Slack（スラック）
Slackは、ビジネスチーム向けのコラボレーションツールです。チャット、ファイル共有、ビデオ会議、カスタマイズされた通知など、多数の機能を提供しています。Slackを使用することで、チームメンバーはリアルタイムでコミュニケーションを取り、作業を迅速かつ効率的に進めることが可能です。
さまざまなアプリケーションとの統合が可能であり、例えばGoogleDriveやTrelloなどのアプリをSlackに統合できます。これによって、よりスムーズなコミュニケーションやコラボレーションを実現可能です。また、多言語に対応しているため、海外のツールと連携してもスムーズに利用できます。
また、Slackにはチャンネルという概念があり、チームの目的に応じてチャンネルを作成できます。チャンネルを活用することで同じチーム内でも情報を整理できるなどの効果を生み出せるのです。大量の情報がやり取りされるチームでも、スムーズにビジネスを遂行できます。
なお、Slackは無料版を提供していて、一般的な機能であれば無料で利用できます。また、有料版はより高度な機能を提供しており、ビジネスチームにとって必要な機能が増えています。
MicrosoftTeams（マイクロソフトチームズ）
MicrosoftTeamsは、マイクロソフトが提供するビジネス向けコラボレーションプラットフォームです。チームメンバー間でのコミュニケーションやファイル共有、プロジェクト管理などを容易にするために設計されています。
総合的なコミュニケーションツールであるため、ビデオ会議、チャット、ファイル共有、ノート作成などの機能を備えています。Windowsは世界的に利用されていることから、リモートワークやテレワークに最適なツールとして注目されている状況です。また、MicrosoftTeamsはMicrosoftOffice365に含まれているため、Officeアプリケーションとの連携でビジネスの生産性向上を実現しています。
また、マイクロソフトは多言語対応やアクセシビリティ向上などの取り組みに力を入れている企業です。それが、MicrosoftTeamsにも反映されていて、グローバルなビジネスにも対応しています。
LINEWORKS（ラインワークス）
LINEWORKSは、日本のLINE株式会社が提供するビジネス向けのコミュニケーションツールです。LINEといえばプライベートのチャットで多用されるツールであり、こちらはビジネス向けにカスタマイズされています。一般的なLINEと同様に従業員同士のコミュニケーションを促進し、業務効率を高めることを目的として開発された製品です。
ビジネス向けの機能が多く実装されていて、例えばチャット機能やグループチャット機能があります。これにより、従業員同士はいつでもスムーズにコミュニケーションを取ることが可能です。また、スケジュール管理機能も備えており、従業員のスケジュール管理が容易になります。さらに、ファイル共有機能もあるため、従業員同士でファイルを共有することが可能です。
加えて、LINEWORKSは、情報漏洩のリスクに配慮したセキュリティ機能も充実しています。従業員のスマートフォンにインストールして利用できるため、万が一に備えた対策が取られているのです
ビジネスチャットツールとプライベートツールの違い
ビジネスチャットツールとプライベートツールにはいくつかの違いがあります。導入にあたってはこれらの違いを理解しておきたいため、以下の内容を押さえておきましょう。
機能数
搭載されている機能の数に違いがあります。ビジネスチャットツールはビジネスの効率化するために機能が豊富であることが特徴です。プライベート用はチャットすることだけにフォーカスされています。
例えば、ビジネスチャットツールは簡単に資料の共有などが可能です。チャットに加えて画面共有などができるようになっていて、文字以外の情報を伝えられます。また、他のビジネスアプリケーションと連携して、情報を表示させることも可能です。
どのような機能が実装されているかは、各社の特色が出る部分です。差別化のためにいくつもの機能が開発されていて、どれが良いとは言い切れません。
セキュリティ対策
アカウントのセキュリティに関する機能が異なります。ビジネスチャットツールは不正利用を防ぐ仕組みが強化されているのです。
例えば、ビジネスチャットツールには二要素認証が取り入れられています。ユーザーIDとパスワードだけではなく、会社のアドレスへワンタイムパスワードが送られるようになっていて、これも入力しなければログインできません。
セキュリティはどのような場面でも重要ですが、ビジネスではプライベートよりもさらに強固なものが求められます。それに応えられるように、ビジネスチャットツールではより複雑な仕組みが導入されているのです。
権限管理
利用者の権限が管理できるようになっています。ビジネスで利用する場合は管理者と利用者の区別が必要となるため、役職などに応じて権限が管理できるのです。どのような権限を有しているかによって、対応できる業務などに違いがあります。
例えば、管理者権限を有しているユーザーは新しくユーザーの登録が可能です。従業員が増えた際にユーザーアカウントの追加が求められると、管理者権限を持つ人がこれに対応します。全ての人が自由にユーザーを追加できると統率が取れなくなってしまうため管理できるようになっているのです。
このような機能についてはプライベート用のチャットツールでは必要とされません。ビジネスチャットツールだからこその機能だと考えてよいでしょう。
ビジネスチャットツールを導入する際のポイント
これからビジネスチャットツールを導入したいと考えているならば、いくつかのポイントを考慮しなければなりません。具体的にどのようなポイントを考慮すればよいのか解説します。
コスト
最初にビジネスチャットツールを導入する際や導入してからのコストについて注目しましょう。ビジネスで利用する以上は費用対効果を意識しなければなりません。できるだけコストパフォーマンスの良いビジネスチャットツールを導入することが理想的です。
まず、ビジネスチャットツールは無料で利用できるものと有料のものがあります。一般的には有料で利用できるものの方が高機能であるため、ビジネス利用するならば有料のツールを検討しても良いでしょう。ただ、最小限の機能で良いならば無料のものも検討できます。
また、MicrosoftTeamsのように事前にライセンスを取得していれば実質的には無料で利用できるものが存在します。個別にライセンスを購入するものと別のライセンスにインクルードされているものがあるため、その点も考慮できると良いでしょう。
導入数
実際にどの程度の企業で利用されているのか、導入数についても注目します。導入数の多いビジネスチャットツールは「デファクトスタンダード」として多くの企業で利用されているため、お互いのやり取りに使いやすいと考えられるのです。
例えば、日本ではWindowsの利用が非常に多いため「MicrosoftTeams」を利用している企業が多くあります。ただ、こちらはWindowsのライセンスの中でもビジネスチャットツールに対応したものを購入する必要があるため、対応していない企業も一定数はある状況です。
そのため、状況に応じて複数のビジネスチャットツールを導入することも検討しましょう。社内での利用と対外的な利用は別のツールを利用することもひとつの選択肢です。
セキュリティ
ビジネスで利用するツールはどれもセキュリティが重要です。そのため、どの程度のセキュリティが提供されているかは重要なポイントとして比較するようにしましょう。
ただ、セキュリティといってもいくつもの観点があります。例えば、認証方法にはどのようなものがあるのかという観点があるでしょう。複数のログイン方法を組み合わせるほうがセキュリティは高いとされています。
また、データが暗号化されているかという観点も含めるべきです。現在は多くのツールでデータの暗号化が進められていますが、念のために確認しておきましょう。
セキュリティは細分化すると数多くの観点から比較しなければなりません。特に重要視すべき観点を事前に決めておくと、スムーズに検討できるはずです。
操作性
ビジネスチャットツールの操作性について比較して検討するようにしましょう。これは導入担当者の好き嫌いに左右されてしまう部分ではありますが、ビジネスチャットツールを使ってもらうためには重要なポイントです。一般的に操作性が悪いツールは浸透しないため時間をかけて評価することがポイントです。
また、一般的に使いやすいと言われているツールでも、自社のパソコンでは使いにくい場合があります。ボタン配置やマウスパッドの都合から利用しづらいことがあり得るため、実際に利用しながら評価するようにしましょう。
また、操作性については導入担当者だけではなく、実際のユーザーから意見をもらうことも重要です。意見の量が多くなりすぎると収拾がつかなくなりますが、利用部門の2人からピックアップして意見をもらうようにするのは良いでしょう。
他システムとの連携
ビジネスチャットツールは他のビジネスツールと連携できるものが多くあります。すでに何かしらのツールを導入しているならば、それらと連携できるかどうかもポイントです。
例えば、ビジネスチャットツールには外部ストレージと連携できるものがあります。このようなものを利用すると、チャットツール上でファイルをやり取りする作業が簡略化されるのです。業務効率を高めるために有用な機能だと考えましょう。
それぞれのビジネスチャットツールに方針があるため、連携できるビジネスツールは様々です。基本的には連携できるほど生産性が高まるため、比較することをおすすめします。
まとめ
ビジネスチャットツールの中でもオススメについて解説しました。プライベート用のチャットツールとは異なり、ビジネス向けの機能が多く搭載されています。同じチャットツールではありますが別のツールだと考えてよいでしょう。
近年は多くの事業者がビジネスチャットツールを提供していて、それぞれが独自のサービスを提供しています。差別化のために新しい機能が開発され続けている状況であるため、常に最新の情報をキャッチすることが重要です。また、どの企業も同じ機能を提供しているわけではないため、細かな部分で比較して導入するツールを決定することが重要です。
