【フリーランス必見】データの管理方法について｜具体的なバックアップ方法や管理ツールも紹介！

ビジネスを安全に進めるにあたって、データの保護は非常に重要です。重要なデータが消失してしまうと、大きなトラブルに繋がりかねません。フリーランスの場合は、大打撃となることが考えられます。

この状況を避けるためには、データを適切に管理してバックアップも心がけなければなりません。今回は、フリーランスがデータ保護のために認識したい、管理対象となるデータやそれらのバックアップ方法を解説します。

フリーランスが管理すべきデータとは

最初に、フリーランスはどのようなデータを管理すべきか解説します。

書類データ

フリーランスは、数多くの文書データを管理しなければなりません。特に、事務手続きに関わるデータは重要なものが多いため、適切に管理すべきです。

最初に管理しなければならないのは、契約書や請求書などお金に関わる部分です。このような書類は、万が一紛失してしまうと、トラブルの原因になりかねません。後から見返せるように、適切な管理が求められます。また、確定申告に関わるデータなど、クライアントとのやり取り以外の資料も管理することが重要です。

また、広告や宣伝に関するデータも残しておきましょう。例えば、イベントへ出店した際に配布物を作成したならば、それについてデータを残すべきです。後から、それらについて問い合わせがあった場合、データがなければ詳細を確認できない可能性があります。過去の宣伝を起因とした問い合わせにも対応できるようにしておきましょう。

他にも、業務で発生した書類データは可能な限り残しておくべきです。クライアントとのやり取りを記録した議事録や見積もりの依頼書、メールのやり取りなども残すようにしておきます。ビジネスではどのようなトラブルが起きるかわからないため、残せるものは残すに越したことがありません。

成果物データ

成果物データは、フリーランスとして納品したものが中心です。プログラマーであれば各種プログラム、デザイナーであればPhotoshopのファイルや画像に変換したものなどが該当します。フリーランスの業務は多種多様であるため、成果物データにも色々な種類があると考えましょう。

また、プログラマーの場合は、システムが稼働している限りソースコードを管理しなければなりません。修正なのが必要な場合に、ソースコードが手元にないと、大問題になってしまいます。万が一の消失を防ぐためにも、本番環境で動作するものは確実なバックアップが必要です。

また、成果物データとして意識してもらいたいのは、作成過程のデータも含めることです。完成したもののバックアップを取ることを意識しがちですが、それに至るまでのデータも求められます。例えば、デザイナーは完成したデザインだけではなく、それぞれのデザインパーツなども残しておくのです。細かなファイルで管理しているものは、その状態で残すようにします。

作成過程のデータを残しておくことで、他のクライアントに流用できる可能性があります。権利などの関係で、そのまま利用することは望ましくないかもしれませんが、それ以外の場合は積極的に活用していくと良いでしょう。

フリーランスがデータをバックアップする3つの方法

フリーランスがデータをバックアップする方法はいくつも考えられます。それらの中でも、特に利便性の高いものを以下の通り紹介します。

クラウドストレージ

近年、フリーランスがデータ管理に活用するのはクラウドストレージです。フリーランスに限らず多くの人がクラウドストレージを利用し、データのバックアップをしているでしょう。例えば、パソコンとクラウドストレージを連携してバックアップしたり、スマートフォンからクラウドストレージへデータを送信したりするのです。

一般的に利用されているクラウドストレージは、可用性が高くデータの保護にも力が入っています。そのため、手元の物理的なデバイスにデータを保存するだけではなく、クラウドストレージへも転送することで、効率の良いデータバックアップが可能です。複数の端末から接続できるクラウドストレージも多く、パソコンやスマートフォンでデータのやり取りもしやすくなります。

ただ、クラウドストレージも完璧ではなく、障害が発生して接続できないなどの状況に陥るかもしれません。そのため、クラウドストレージだけにデータを保存することは避けた方が良いでしょう。長期的に利用しないデータなら検討の余地はありますが、基本的にはローカルとクラウドストレージの両方でデータ管理すべきです。

外部ストレージ

パソコンなどに外部ストレージを接続して、それでデータをバックアップしたり管理したりする方法が考えられます。例えば、外付けHDDをパソコンに接続して、データのコピーを保存しておく方法などです。物理的に2つ以上のストレージを利用することによって、データをより安全に管理できるようになります。

フリーランスがデータ管理を目的に外部ストレージを利用するならば、衝撃などに強いデバイスを選択するようにしましょう。バックアップのために外部ストレージを利用していても、それが故障してしまっては意味がありません。クラウドストレージのように、自分自身で耐久性を高めることは難しいため、最初から耐久性のある製品を選ぶべきです。

また、データのバックアップを念押しするならば、複数の外部ストレージにデータをバックアップする方法もあります。契約書や中長期的に保存が必要な成果物ならば、二重や三重にバックアップしておいても良いでしょう。ストレージを保管する場所を確保しなければなりませんが、基本的に数を増やせば安全性が高まります。

ネットワークドライブ

自宅などにネットワークドライブを設置して、そこにデータをバックアップする方法があります。ネットワークドライブの種類はいくつかありますが、一般的に「ファイルサーバ」と呼ばれるものだと考えれば良いでしょう。パソコンとネットワーク経由で接続し、データを保存することに注力します。

一般的に、ネットワークドライブはパソコンではなく、それに適したサーバーなどが利用されます。フリーランスが日頃利用するパソコンからサーバーへ接続し、データをコピーする形でバックアップするのです。クラウドストレージの代わりに、自分自身でサーバーを立ち上げると理解すると分かりやすいでしょう。

ネットワークドライブを利用すれば、ストレージの拡張や複数バックアップなどを自分で設計できます。専門的な知識が必要とはなりますが、設定してしまえば自動的に2ヶ所へバックアップすることもできるのです。外部ストレージよりも安全性の高いものを、ネットワークドライブならば構築できます。

フリーランスがデータ保存に利用したい5つのツール

フリーランスがデータ保存に活用できるツールはいくつもありますが、ピックアップして紹介すると以下の通りです。

Googleドライブ

Googleドライブは、フリーランスがデータを保存するツールとして特におすすめです。Googleアカウントさえあれば誰でも利用でき、無料版でも15GBまでデータを保存できます。有料版が用意されていて、保存容量が不足する場合は、拡張することが可能です。

パソコン版、AndroidOSともに、設定しておくことで自動的にバックアップを取得してくれます。自動でコピーすることもできますが、所定のフォルダーを定期的にコピーしておいてもらえるのです。そのため、バックアップの取得を忘れることがありません。

また、パソコンとスマホから連携することが可能であるため、様々な情報を保存しやすくなっています。例えば、パソコンでは各種データを保存し、スマホからは写真として撮影したデータを保存するなどできるのです。

iCloud+

Apple製品を利用している場合は、iCloud+にバックアップする選択肢があります。Appleのアカウントに紐づくストレージサービスで、アカウントを保有しているならば自動的に利用できるものです。概要としては、Googleドライブと同様だと認識しましょう。

対象となる製品は幅広く、MacやiPhone、iPadなどからデータを保管できます。事前に設定しておくだけで、全てのデータをバックアップできるため、フリーランスとしての活動以外の情報も保護が可能です。また、必要なデータに限ってバックアップしたり、手動でバックアップする設定にしたりもできます。

なお、全てのデータをバックアップする設定にしていると、容量が不足することになりかねません。特に、会議の結果を写真で残すような人は、画像によってストレージを圧迫することがあるため注意しましょう。

OneDrive

Windowsを中心に利用していたり、Microsoft365サブスクリプションを契約している場合は、OneDriveがおすすめです。Microsoftが提供するクラウドのストレージサービスで、利用者が増加している人気サービスでもあります。

WindowsでもMacでも利用可能であり、専用のアプリケーションをインストールすることで自動的にバックアップできます。重要なファイルを保存するディレクトリを指定しておけば、定期的にデータを保管してくれるのです。バックアップの仕組みやタイミングについては、他と大差ないと考えましょう。

なお、世代管理に対応しているため、編集履歴から30日前のデータまで復元できます。何かしら誤ったデータで上書きしてしまったなど、データを救出したい場合にも役立つでしょう。

Dropbox

Dropboxは、知名度の高いクラウドストレージサービスです。フリーランスとクライアントの情報共有などにも利用され、すでに利用している人も多いでしょう。基本的な機能としては、大半のクラウドストレージサービスと大きな違いはありません。

ただ、Dropboxにはバックアッププランが用意されていて、パソコンと外付けハードドライブ1台分をまるごとバックアップすることが可能です。実質的に容量の上限はなく、契約および設定しておくだけで、全てのデータをクラウドに保存できます。そのため、日頃からやり取りの多いフリーランスは、データの選別をする手間が生じず、効率よくデータを保護できるでしょう。

なお、全てのデータを心配することなくバックアップできますが、通信容量の増加には注意しましょう。大量のデータをやり取りすると、通信が重くなるなどトラブルの原因になりかねません。

FTP/SSHクライアント

外部ストレージやネットワークドライブでデータ管理する際は、ファイル転送のアプリケーションが必要です。転送に利用するプロトコルに適したクライアントを利用しましょう。

使用するプロトコルはいくつも考えられますが、代表的なものはFTPやSSHです。これらに対応したクライアントはいくつもあるため、自分が使いやすいものを見つけ出して導入すると良いでしょう。代表的な製品には、FFFTPやTeraTermなどが挙げられます。

なお、プロトコルは自分で選択できることもあれば、選択するサーバーなどによって制限されることもあります。利便性などでこだわりがある場合は、プロトコルを意識してデータ管理の方法を検討するようにしましょう。

まとめ

フリーランスが管理すべきデータについて解説しました。主に書類データと成果物データに分類されるため、最低限これらは管理するようにしましょう。他にも業務で多用するデータがあるならば、それらについても管理対象とすることが大切です。

データの管理方法はいくつも考えられますが、現在はクラウドを中心に管理する方法をおすすめします。個人で管理するよりも、安全であるケースが多く、バックアップの意味合いを高めてくれるからです。障害などが発生することもありますが、それを加味してもクラウドを活用すると良いでしょう。

なお、より安全性を高めるならば、複数のクラウドストレージにデータをコピーする方法もあります。安全性を求めると際限がなくなるため、フリーランスといえどもバランスが重要です。