フリーランスにおすすめの仕事効率化ツールを紹介
フリーランスは多くの仕事に対応しなければなりません。タスクを整理しながら適切に対応することが求められます。しかも、大半の人は事務作業も含めてすべて自分で対応しなければなりません。
ここで必要とされるのは、仕事効率化ツールです。可能な限り負担を減らせるように、ツールを駆使することが重要なのです。以下ではフリーランスが利用したい仕事効率化ツールをご紹介します。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、多くなりやすいフリーランスのタスクを管理するものです。抜け漏れなく管理することで、計画的に行動できるようになります。
Googleカレンダー
- 対応デバイス：PC・スマートフォン・タブレット
- 利用料金：無料
Googleが提供するカレンダーサービスです。Android OSのスマートフォンであれば基本的に導入されているサービスであり、すでに利用している人も多いでしょう。バーチカルにスケジュールが把握できますので、利便性が高くおすすめです。
サービスは基本的にカレンダーでスケジュールを管理するものです。他にも予定を管理するだけではなく、併せて管理しなければならない項目もまとめて管理できます。メモ欄も用意されていますので、手帳などのように紙に書いて管理するよりも、効率よく綺麗に情報を管理できます。
利用できるデバイスは、パソコンのみならずスマートフォン向けのアプリなどがあります。クラウドサービスであり、全てのデータは同期できる仕組みです。パソコンやスマホなど、様々なデバイスからスケジュールを確認する可能性のあるフリーランスでも使いやすいものです。
料金は無料です。スケジュール管理にお金をかけたくないフリーランス向けです。また、Googleのアカウントで利用できるサービスですので、他のサービスにもまとめてログインできるメリットもあります。
Jooto
- 対応デバイス：PC・スマートフォン
- 利用料金：1人利用ならば無料
数あるタスク管理ツールの中でも筆者がおすすめしているサービスであり、最近になり広く利用されるようになっています。
サービスはタスク管理に必要な機能が十分に揃っています。カンバン式と呼ばれるタスク管理の手法が採用されていて、ジャンルに分けてタスクを管理できます。例えば「対応中」「待機中」「締切未定」などに分類されます。
タスクが管理できるだけではなく、タスクの開始日や終了日なども登録可能です。GoogleカレンダーでもToDoの登録はできますが、開始日の登録だけで終了日の登録はできません。その点で、Jootoなどのタスク管理ツールを利用する方がメリットがあります。また、タスクに対して細かなサブタスクを設定することも可能です。
利用できるデバイスは、パソコンのみならずスマートフォン向けのアプリなどがあります。ただ、画面の大きさによって一画面に表示される量が変動してしまいます。スマートフォンでも利用はできますが、やや画面サイズの小ささを感じてしまうかもしれません。クラウドサービスですので、パソコンやスマートフォンなどからタスクを確認できます。
料金は一人で利用している場合には無料です。少人数の利用で課金が必要なものもありますが、Jootoは4人グループまで無料で利用できます。フリーランスの繋がりを活かし、複数人で作業をするようになっても安心です。
契約管理・税金管理ツール
フリーランスは契約関連や税金関連で多くの時間を取られる傾向にあります。専門知識が無いこともあり、必要以上の時間を要するのです。以下では、これらを改善するためのツールをご紹介します。
CLOUDSIGN
- 対応デバイス：PC
- 利用料金：個人向けプランは無料
フリーランスが特に手間取りやすい契約書を電子化してくれるサービスです。これを活用することで、紙の契約書に押印をしたり印紙を貼り付けたりする手間がなくなります。また、印紙の貼り付けが不要になることで、購入費用が不要になるメリットもあります。
サービスを利用するためには、まず契約内容を当事者間で合意しておく必要があります。また、Wordファイルなどで文章にしておく必要もあります。このファイルを利用してPDF形式の契約書を作り、それを元にこちらのサービスで有効な契約書を作成します。
必要な書類をアップロードした後は、契約する相手側にメールが飛び、指示に従って作業をしてもらうことで契約が完了します。メールを受け取る側に特別なソフトウェアなどを導入する必要はありません。インターネットにアクセスができれば、簡単に契約を締結できる仕組みです。相手方に負担をかけない点でも魅力的です。
利用できるデバイスは、パソコンが基本です。PDFをアップロードしていくつかの作業をする必要がありますので、スマートフォンなどでは操作しにくいのが現状です。これは画面サイズに左右されてしまう部分があるため、諦めるしかないでしょう。ただ、スマートフォンから利用できないわけではありません。
料金は個人向けプランであれば無料です。ただ、制限があり月に5通の契約書しか送信できません。これ以上の契約書が必要となる場合は、月額11,000円(税込)の有料プランへの加入が必要です。最低限の契約書作成におすすめです。
MFクラウド確定申告
- 対応デバイス：PC・スマートフォン・タブレット
- 利用料金：年額11,760円(税抜)
マネーフォワードが提供するクラウドサービスの一つです。確定申告に特化したものとなっていて、わかりやすいUIが特徴的です。フリーランスで確定申告に専門知識が無くとも、MFクラウド確定申告を利用していれば簡単に申告書が作れます。
確定申告に必要な書類を作成することが主なサービスであり、収入と支出を簡単に入力できます。手入力することも可能ですし、銀行口座などと連携して自動的に入力することも可能です。また、マネーフォワードが提供する他のサービスを連動し、売上や人件費を自動入力することも可能です。手動・自動を上手く利用し、効率よく情報が入力できます。また、確定申告には直接必要ないものの、備考の登録ができるため詳細な管理も簡単です。
利用できるデバイスは、PC・スマートフォン・タブレットと幅広いです。それぞれ利便性の特徴が異なりますので、自分の利用しやすいものを選択すると良いでしょう。なお、スマートフォン・タブレットのアプリを利用すると領収書の写真からデータ入力してもらえるサービスを追加で利用可能です。
料金はフリーランスであれば「パーソナル」が適しています。年額で支払いをすると11,760円(税抜)です。なお、これよりも機能を落とした「パーソナルミニ」も提供されていますが、フリーランスとして働いているのであれば不便です。価格は抑えられますが、そこに惹かれること無く高機能なものを選択しましょう。
コミュニケーションツール
クライアントとは様々なツールを利用してコミュニケーションを取る必要があります。特に現在は新型コロナウイルスの影響もあり、オンラインでのコミュニケーションが基本です。これに適したツールをご紹介します。
ChatWork
- 対応デバイス：PC・スマートフォン・タブレット
- 利用料金：基本無料
日本で幅広く採用されているチャットツールです。フリーランスが利用しているだけではなく、法人契約をしている企業も多数あります。仕事を依頼する側が採用していることも多いので、作業を受ける側のフリーランスは必ず入れておきたいものとなっています。
サービスは基本的にグループチャットを提供しています。所属している組織を問わず、グループに入れば自由に会話ができます。自分一人だけのグループも用意されていますので、メモのように利用することも可能です。
他にもタスク管理やファイル共有機能も用意されています。また、グループ内で音声通話やビデオ通話ができるライブ機能も用意されています。Chatworkだけで幅広い場面に対応できるようになっています。
利用できるデバイスは、パソコンやスマートフォン向けのアプリとなっています。パソコンとスマートフォンのデータは同期できますので、様々な場所で働くフリーランス向けのサービスと言えます。
料金は基本無料となっています。ただ、利用するチャットグループが増えると課金が必要となり、個人向けのアカウントは月額400円(税別)です。
Slack
- 対応デバイス：PC・スマートフォン・タブレット
- 利用料金：参加側は無料
アメリカでサービスが開始され、日本語版も提供されているチャットツールです。以前は英語版のみでしたが、日本語版も公開されサービスも大きく変更されています。昔のイメージを持ったままの人は、この機会に認識を入れ替えましょう。
サービスはチャットツールなのですが、チャンネル分けできることで注目を集めています。参加している人がそれぞれチャンネルを作れる仕組みであり、チャンネルの中で個別の会話ができるのです。例えば「Aプロジェクト」「Bプロジェクト」「Cチーム交流」などのチャンネルを作ると、それぞれのチャンネル内で会話ができます。もちろん、一つのアカウントで複数のチャンネルに所属できます。
チャットツールとしての機能も充実していて、チャットするだけではなく様々なファイルを添付したり、通話機能を利用したりできます。他のツールと連携し、通知をSlackに表示することも可能です。
利用できるデバイスは、パソコンやスマートフォン向けのアプリとなっています。基本的にはスマホにアプリをインストールして利用したほうが良いでしょう。
料金はユーザー数に応じて課金されます。ただ、フリーランスとしてどこかの企業などに招待されるのであれば、本人が支払うことはありません。招待した側の料金プランに応じて課金されます。
ドキュメント管理ツール
ドキュメントを共有したり管理したりする機会も多くあります。これらも上手くツールを利用して管理することが求められます。このときに活用したいツールをご紹介します。
Evernote
- 対応デバイス：PC・スマートフォン・タブレット
- 利用料金：基本無料
世界中で幅広く利用されているドキュメント作成ツールです。クラウド型のドキュメント作成ツールですので、どこからでもアクセスして文章を作成できるサービスです。文章の共有もできますので、クライアントと共有するためのツールとしても利用できます。
サービスは文章を作成することが中心です。Wordなどのように文章の作成ができるものです。ただ、文章作成を専門にしているツールと比較すると、表現力には欠けてしまう部分があります。例えば表の作成や色を変えるような機能は限られたものです。凝った文章を作りたいのであれば、他のツールを検討する必要があります。
文章はノートブックと呼ばれる単位で分類ができます。例えば「クライアントA」「クライアントB」などのノートブックを作成できます。それぞれのノートブックで、文章にあたる「ノート」を作成します。
利用できるデバイスは、パソコンやスマートフォン向けのアプリです。様々なデバイスから文章を作成し、それぞれで共有できます。ただ、スマートフォン向けのアプリからは編集できる操作が限られています。複雑な作業をしたい場合には、パソコンを利用するようにしましょう。
料金は基本無料ですので、大半の人はそのまま利用できると思われます。ログインする端末を増やしたい場合や容量を増やしたい場合には、有料プランに切り替えをしましょう。
Googleドライブ
- 対応デバイス：PC・スマートフォン・タブレット
- 利用料金：無料
Googleが提供するドキュメント管理ツールです。文章を作成するGoogleドキュメントや表計算ができるGoogleスプレッドシートなどが主なサービスです。また、それらのツールを利用して作成したファイルなどを共有するサービスも含まれています。
どのサービスも文章作成をしたり表計算をしたりするのに十分な機能があります。ただ、ブラウザやアプリで利用することを想定していますので、WordやExcelなどの専門的なソフトウェアと比較すると機能は劣ってしまいます。とはいえ、日々機能は進化していますので、これからさらに高機能なサービスになることが期待できます。
「ドライブ」と名称が付いていることもあり、Googleのサービス以外で作成したファイルのアップロードも可能です。また、フォルダ分けをしたり権限分けをしたりすることも可能です。ファイルサーバーのように利用できるサービスです。
利用できるデバイスは、パソコンやスマートフォンなど様々あります。どれでも同じように利用できますが、パソコンのほうがやや使いやすいでしょう。大きなサイズのファイルを扱うのであれば、スマートフォンでは限界を感じることもあります。
料金は他のGoogleのサービスと同様に無料です。フリーランスで利用する範囲であればこれで問題ないでしょう。何かしらの理由で大きなサイズのファイルを管理するようなことがあれば、容量の大きな有料プランを選択する必要があります。
フリーランスは仕事効率化ツールで無駄なく仕事をする
フリーランスは様々なタスクを同時にこなすことが求められます。そのため、適切にタスクを管理できるツールを利用しながらの業務遂行が求められます。
また、それぞれの業務をスムーズに進めるためにもツールが必要です。最近はクラウドのツールが多く提供されていますので、これらを利用することが必須と言えるでしょう。
どのツールを利用するかは、クライアントの都合にも左右される部分があります。自分の作業で利用するものと、クライアントに併せるものと上手く組み合わせて利用しましょう。
